素材やテンプレートを保存しているのに、いざ使いたい時に見つからない。そんな状態は、片づけが苦手だから起きるのではなく、分類の基準がまだ決まっていなかっただけかもしれません。
FILE STORAGEは、素材の住所と分類ルールを整える場所です。
このLv.2では、「何をどこに置くか」を感覚で決めないための判断基準を整えていきます。
分類は、ただきれいに並べるための作業ではなく、使いたい時に迷わず戻れるようにするための設計です。
保存の時に少しだけ考え方を整えておくと、あとから探す時間も、作る時の迷いも減り、制作の流れそのものが止まりにくくなっていきます。
保存する時に迷わないよう、自分の制作に合った分類の軸を3つ以内に整える
- 素材を保存しているのに、同じものを何度も探してしまう時
- 画像、PDF、Canvaテンプレート、配布資料などが増えてきて、どこに置けばいいか毎回止まる時
- 名前は付けているのに見つけにくく、フォルダを開いては閉じることが増えてきた時
１｜後から変えられるという罠
分類は後から変えられると思いがちで、最初の基準を持たずにデータを増やしやすいです。
２｜全てを同じ箱に入れる状態
投稿ネタを全部同じメモ帳に入れて、あとで探せなくなる状態に近いといえるでしょう。
３｜「保管」と「再利用」の壁
分類ルールがないと、ただ保管しているだけで、未来の再利用へとつながりにくくなります。
４｜小さなズレが招く感覚管理の破綻
データが増えるほど感覚による管理は破綻しやすく、初期の小さなブレが後々大きな負担になります。
１｜「見た目」だけで分けてしまう
見た目で分類するのは、使い道よりも「色」で投稿を分けてしまう感覚に近く、機能しなくなります。
２｜ざっくりすぎ・細かすぎのジレンマ
ざっくりすぎるのも、細かすぎるのも危険です。
極端な分類は、どちらも後から元に戻しにくくなります。
３｜「種類」と「用途」の混在
ファイルの種類（画像やPDFなど）と、その用途（SNS用、資料用など）が混ざると、見誤りやすくなります。
４｜途中でルールを何度も変える
ルールを途中で何度も変えてしまうと、過去のデータとの接続が切れ、資産が孤立してしまいます。
５｜「一軍」と「保留」の混在
よく使う一軍データと、とりあえずの保留データが混ざると、制作の流れを止める原因になります。
６｜分類を面倒だと感じてしまう
最初の分類を面倒だと感じて避けるほど、結果的に後から探し物をする時間が膨大に増えていきます。
７｜ルールが、制作を加速させる
迷わず戻れる分類の軸を整えることで、探す時間も作る時の迷いも減り、制作の流れが止まらなくなります。
分類の軸を決める
やること
- 自分が素材を探す時、最初に思い出す切り口を書き出す
- 「媒体別」「目的別」「案件別」など、候補を3つ以内に絞る
- いちばん迷いにくい軸を主軸として1つ決める
ポイント
- 分類の正解を探すより、探し直しが少ない軸を選ぶ
- 主軸は1つ、必要なら補助軸を2つまでにする
- 保存する時ではなく、後から探す時の頭の動きに合わせる
たとえば、日々SNS発信が中心の人は「媒体別」が主軸になりやすく、クライアントワーク中心の人は「案件別」のほうが迷いにくいことがあります。
分類は、並べ方ではなく入口の決め方です。
状態を分ける
やること
- 「仮置き」「作業中」「完成」のように状態の区分を決める
- ダウンロード直後の素材と完成データを同じ場所に置かない
- テンプレート、納品データ、参考資料など役割の違うものを分ける
ポイント
- 種類より先に、状態が混ざっていないかを見る
- 完成版だけはすぐ分かる場所に置く
- 迷った時に戻れるよう、仮置きの場所も名前を決めておく
同じ素材でも、今どの段階にあるかが見えるだけで扱いやすさは大きく変わります。
3回使って確かめる
やること
- 実際の制作で3回ほど保存と検索を試す
- 迷った場所、戻りにくかった場所を書き留める
- 迷いが出た分類だけを修正する
ポイント
- 最初から完璧に作ろうとしない
- 崩れた場所は失敗ではなく、基準が見えてきた場所と考える
- 増やす前に、減らせる分類がないかを見る
分類のルールは、作って終わりではなく、使って輪郭が整っていきます。
- どの基準で分けるかを、自分の言葉で説明できる
- 保存する時に「どこへ置くか」で止まりにくくなっている
- 仮置き、作業中、完成の違いが見分けやすい
- 同じ種類のものを別の場所に重複して置きにくくなっている
- 探す時に、最初に開く場所がだいたい決まっている
分類の軸が決まると、次に必要になるのは、使い回すための保管ルールです。
テンプレートは便利ですが、増やし方や置き方を間違えると、逆に選べなくなることがあります。
次は、増やすための保管ではなく、迷わず使い回すためのテンプレ保管を整えていきます。
FILE STORAGE Lv.3｜テンプレ保管
